Dit is de privacyverklaring van korfbalvereniging Fortuna/Delta Logistiek, gevestigd te Delft, ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 40397674, hierna te noemen: `de Vereniging`.
Bewust of onbewust deelt u persoonsgegevens met ons en voor een goed functioneren van de Vereniging komen wij er ook niet onderuit om persoonsgegevens te verwerken. Wij gaan zorgvuldig met uw persoonsgegevens om en hebben in deze privacyverklaring op hoofdlijnen voor u uiteengezet welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom, met welk doel en welke rechten u heeft. Het uitgangspunt bij de verwerking van alle persoonsgegevens bij de Vereniging is dat wij alleen die persoonsgegevens verwerken die strikt noodzakelijk zijn en waar mogelijk persoonsgegevens niet verzamelen, of deze zo snel mogelijk verwijderen of anonimiseren.
Ledenadministratie
Allereerst verzamelen wij van onze leden naam, adres, telefoonnummer, geboortedatum, e-mailadres (en voor spelende leden ook een pasfoto) ten behoeve van de ledenadministratie. We hebben deze gegevens nodig om de lidmaatschapsovereenkomst uit te voeren en verstrekken de gegevens van spelende leden ook aan het KNKV via Sportlink. Spelende leden worden automatisch lid van het KNKV en het doorgegeven van de gegevens is noodzakelijk voor een goed verloop van de competitie. We bewaren deze gegevens gedurende de tijd dat u lid bent tot maximaal 2 jaar na het beëindigen van uw lidmaatschap.
Bij beëindiging van het lidmaatschap wordt éénmalig gevraagd of we contactgegevens langer mogen bewaren en gebruiken voor het toesturen van informatie over evenementen. Die gegevens bewaren we zolang de toestemming niet is ingetrokken.
Als onderdeel van de ledenadministratie bewaren we ook gegevens over relevante professionele vaardigheden van (voormalig) leden en ouders van minderjarige leden indien en voorzover die ons deze gegevens hebben verstrekt of op ons verzoek gelinkt zijn aan de LinkedIn pagina van de Vereniging. Deze gegevens gebruiken we uitsluitend voor het aanzoeken van vrijwilligers met specifieke professionele vaardigheden voor specifieke taken voor de Vereniging.
Naast het gebruik van de persoonsgegevens voor het voeren van de administratie, gebruiken we de gegevens ook om de leden (individueel) te informeren over nieuws, organisaties van activiteiten, evenementen etc. We gebruiken hiervoor de nieuwsbrief, de website en eventuele andere emailberichten. Wij zien dit als een noodzakelijk onderdeel voor het goed functioneren van de Vereniging. U kunt zich overigens altijd uitschrijven voor het ontvangen van de nieuwsbrief.
Ter bescherming van de privacy van de leden zullen we met ingang van seizoen 2018/2019 de teamopstellingen bekend maken via de app. Op de website vindt u dan alleen nog welke teams er bij Fortuna/Delta Logistiek spelen, maar wie in welk team zit is dan niet meer zichtbaar. Voor spelende leden en coaches die betrokken zijn bij een landelijke finale kan dit anders zijn. Verder zullen we in het barrooster alleen nog de voornaam en eerste letter van de achternaam op de website vermelden.
We onderzoeken of we een afgeschermd deel van de website kunnen laten maken waar alleen leden toegang toe hebben en kunnen dan wel weer de volledige namen vermelden. In de onderdelen van nieuwsbrief die alleen voor leden toegankelijk zijn, worden wel volledige namen vermeld.
Financiële administratie
Verder voeren we natuurlijk een wettelijk verplichte financiële administratie. Daarin zijn naast uw naam, (e-mail) adres en telefoonnummer, ook uw bank en betaalgegevens opgenomen. Deze gegevens worden verwerkt door onze boekhouder, accountant en softwareleverancier van de boekhoudsoftware en worden, indien we controle krijgen, ook verstrekt aan de belastingdienst. Als onderdeel van de financiële administratie verzamelen wij ook persoonsgegevens zoals naam, adres, geboortedatum saldi en betaalgegevens bij gebruik van de Fortuna pas (betaalpas) om ervoor te zorgen dat het beheer van de saldi op de passen correct verloopt en om de wettelijke leeftijdscontrole bij drankverkoop uit te kunnen voeren. We zijn aan het onderzoeken of we de termijn waarop de transactiegegevens bewaard blijven zo kort mogelijk kunnen maken. De softwareleverancier is verwerker van deze gegevens.
Ook verwerken we persoonsgegevens met betrekking tot de organisatie van de clubkleding zoals naam, (e-mail)adres, telefoonnummer, kleding maten en betaalgegevens. Deze gegevens worden overigens met niemand gedeeld en zijn alleen bedoel voor interne verwerking; de leverancier krijgt alleen een totaaloverzicht en geen persoonsgegevens van leden.
Website en social media
Op de website gebruiken we beperkt cookies en verzamelen we geen gebruiksstatistieken via een externe analyse (zoals Google analytics). Wel wordt een logging bijgehouden waar we het IP-adres vastleggen en de informatie hoe men op de website is gekomen. Deze gegevens zijn nodig voor het goed functioneren van de website en wordt na 6 weken verwijderd. De verwerking van deze gegevens vindt plaats bij onze webhoster.
Let op: onze website bevat links naar andere websites (o.a. SponsorKliks) en het privacy-beleid zoals hierboven uitgelegd geldt natuurlijk alleen voor de website van de Vereniging. Andere sites kunnen wel meer of andere persoonsgegevens bij bezoek verzamelen en cookies plaatsen.
Indien u nieuwsbrieven van ons ontvangt, registreren wij uw interacties, met als doel om de inhoud van onze communicatie aan te passen met datgene waarvan wij denken dat het voor u relevant is.
Ook worden er op de social media pagina’s van de Vereniging (Facebook, Twitter en Instagram) door deze platforms meer persoonsgegevens verzameld bij bezoek en gebruik van die pagina’s dan door de Vereniging. De Vereniging heeft hier geen invloed op en ontvangt deze gegevens ook niet. We verwijzen naar het specifieke privacy-beleid van die social media platforms als u wilt weten welke gegevens worden verzameld.
Foto, video en wedstrijdverslagen
Gewoonlijk zijn de wedstrijden die op onze velden of in onze hal plaatsvinden voor iedereen toegankelijk. Er kunnen dus (amateur) sportjournalisten bij wedstrijden zijn die foto’s, video en wedstrijdverslagen maken. Als spelers en/of toeschouwers daarin herkenbaar in beeld komen (of als speler genoemd staan in een wedstrijdverslag) dan is ook sprake van verwerken van persoonsgegevens. De Vereniging heeft zorgvuldig nagedacht over hoe mee omgegaan kan worden.
Van belang is te weten dat voor (amateur) journalisten een zogenoemde ‘journalistieke exceptie’ geldt. Dit houdt in dat zij zich niet aan alle bepalingen van de privacywetgeving hoeven te houden en in principe beeldmateriaal en verslagen van ‘nieuws’ mogen publiceren, zonder daarvoor toestemming te vragen aan degenen die in beeld zijn of waarover geschreven wordt. Wij laten als Vereniging, zeker bij wedstrijden in de landelijke competitie, journalisten toe en soms is er zelfs sprake van een livestream. Dat hoort volgens ons bij sportbeoefening op het hoogste niveau.
We hebben als Vereniging ook een gerechtvaardigd belang om zelf beelden en verslagen van de prestaties van onze teams te maken en als promotiemateriaal te publiceren, bijvoorbeeld op onze website en op social media.
Voordat we beelden en verslagen publiceren, maken we een belangenafweging tussen het belang van de Vereniging enerzijds en het privacybelang van degenen die op de beelden te zien zijn of in een wedstrijdverslag genoemd worden anderzijds. Bij wedstrijden in een landelijke competitie, zal deze afweging, gelet op het karakter van sportbeoefening op het hoogste niveau, veelal ten gunste van het belang van de Vereniging uitvallen. In lagere competities zal dat per geval bekeken en afgewogen worden. We verwijderen beeldmateriaal van onze website en social media 1 jaar na afsluiting van het seizoen.
Eventuele verslagen of beelden van trainingen en andere (besloten) evenementen, indien en voor zover we die als Vereniging maken, zullen we niet publiceren op het publiekelijk toegankelijke deel van onze website of op social media zonder de nadrukkelijke toestemming van degenen die te zien zijn/genoemd worden.
Evenementen
Ook voor de organisatie van (interne) evenementen verwerken we persoonsgegevens (naam, e-mailadres, telefoonnummer, IP-adres indien via de website opgegeven) van de mensen die zich aanmelden. Denk daarbij aan de narcissen- en oliebollenacties en de inzet van de Kwibus. We doen dit uiteraard alleen met toestemming en de gegevens worden maximaal 30 dagen na het evenement verwijderd.
Veiligheid
Ten slotte hangen er in de kantine enkele beveiligingscamera’s. Deze zijn noodzakelijk voor de veiligheid rondom de bar tijdens en na openingstijden van de bar. De gegevens worden gedurende een beperkte termijn bewaard en voor het gebruik en verstrekking van de gegevens is een apart protocol door het bestuur vastgesteld.
Inzage, correctie en verwijdering van persoonsgegevens
Mocht u het idee hebben dat uw persoonsgegevens onjuist of onterecht door de Vereniging worden verwerkt, dan kun u een verzoek om inzage, correctie of verwijdering van uw persoonsgegevens doen. U kunt zich hierbij wenden tot de privacy-coördinator (privacy@fortuna-korfbal.nl). Deze zal u vragen u te identificeren en zal u ondersteunen bij uw verzoek.
Als u uw gegevens wilt laten verwijderen, zal de Vereniging uw gegevens zo snel mogelijk verwijderen, met uitzondering van gegevens waar een wettelijke bewaartermijn voor geldt. Ook zal de Vereniging het verzoek tot verwijdering doorgegeven aan de KNKV voor zover er sprake is van een spelend lid.
Spelende leden kunnen hun geregistreerde gegevens ook altijd inzien via de app van Sportlink. Verder is het belangrijk om te weten dat elk lid van de KNKV zijn eigen privacyniveau kan aanpassen via de app. Dit privacyniveau is dan direct -binnen alle producten van Sportlink- van toepassing. Voor meer informatie over Sportlink en AVG kunt u de nieuwsbrief hierover van Sportlink lezen.
Verwerking door of verstrekking aan derden
De Vereniging ontkomt er niet aan om (sommige van) uw persoonsgegevens te delen met bijvoorbeeld verwerkers zoals de boekhouder, accountant, softwareleveranciers en hostingpartijen. Dit heeft altijd, zoals hierboven al uitgelegd, het functioneren van de Vereniging als doel. Gegevens van spelende leden worden ook aan het KNKV verstrekt ten behoeve van het lidmaatschap van het KNKV.
Tenzij er een wettelijke verplichting bestaat, zal de Vereniging in geen enkel ander geval uw persoonsgegevens aan derden verstrekken zonder uw toestemming. Indien de Vereniging uw toestemming vraagt, zal dat altijd schriftelijk zijn met uitleg van het doel van de verstrekking en een gegeven toestemming kunt u altijd intrekken.
Beveiliging persoonsgegevens
De Vereniging heeft adequate maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, ongeautoriseerde toegang, publicatie en onrechtmatige verwerking. Zo zorgen wij dat dat de toegang tot de persoonsgegevens afgeschermd en dat alleen de noodzakelijke personen binnen de Vereniging en bij de verwerkers toegang hebben tot uw gegevens.
Minderjarigen
Voor minderjarigen tot 16 jaar die lid willen worden of zich anderszins ergens voor opgeven, vragen wij altijd schriftelijke toestemming van ouders of voogd om de gegevens voor dat doel te verwerken. Wijziging van het privacy beleid De Vereniging past haar privacybeleid van tijd tot tijd aan om deze up-to-date te houden. Op de websites zal steeds de meest recente versie van onze privacyverklaring staan. Bij belangrijke wijzigingen zal de Vereniging haar leden ook per e-mail en via de website te informeren.
Wijziging van het privacy beleid
De Vereniging past haar privacybeleid van tijd tot tijd aan om deze up-to-date te houden. Op de websites zal steeds de meest recente versie van onze privacyverklaring staan. Bij belangrijke wijzigingen zal de Vereniging haar leden ook per e-mail en via de website te informeren.
Klacht over de verwerking van uw Persoonsgegevens
Op grond van de AVG heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens over onze verwerkingen van uw persoonsgegevens. U kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens. We hopen uiteraard dat u eerst met uw eventuele klacht bij ons komt en dat we het samen oplossen. U kunt met uw vragen altijd contact opnemen met de privacy-coördinator Ludo Block via privacy@fortuna-korfbal.nl
(versie 1.2 6 oktober 2019)
