Als bestuur spreken wij de hoop uit dat dit bericht u en uw naasten in gezondheid bereikt. We verkeren in een vreemde periode. Het bestuur probeert zoveel als mogelijk de continuïteit van onze vereniging te borgen.
Normaal gesproken zou de Algemene Ledenvergadering in onze kantine plaatsvinden, maar u zult begrijpen dat dit gezien de huidige COVID-19 problematiek met bijbehorende richtlijnen momenteel niet mogelijk is.
We hebben met diverse bronnen contact gehad over hoe we dit zo goed mogelijk kunnen invullen. Vanuit NOC*NSF is een heldere aanpak voor ons geformuleerd, die we zullen hanteren. Vanuit de overheid is een tijdelijke noodwet geïnitieerd die een online ledenvergadering mogelijk maakt. De Noodwet staat toe tijdelijk af te wijken van wettelijke en statutaire bepalingen, zoals de onze, die gelden voor het houden van fysieke vergaderingen. Hieronder beknopt de uitkomsten die voor jullie, de leden, van belang zijn.
We hebben de mogelijkheid om de vergadering met vier maanden uit te stellen. Wij hebben er echter voor gekozen daar geen gebruik van te maken. Allereerst omdat we niet weten of een vergadering dan fysiek wel mogelijk is, ten tweede omdat we het van belang achten om juist nu stappen te kunnen zetten die bijdragen aan de toekomst van Fortuna/Delta Logistiek.
Onze jaarvergadering vindt plaats op zondag 1 november om 14.00 uur via een digitale omgeving. Deze omgeving maakt het helaas wel iets lastiger om vragen te stellen en te stemmen. Daarom gaan en mogen we dit op voorhand faciliteren. Alle leden ontvangen morgen een e-mail met daarin het jaarverslag. In het jaarverslag presenteert het bestuur van Fortuna/Delta Logistiek twee bestuursbesluiten waarover we jullie stem verwachten.
De mail wordt op vrijdag 23 oktober verzonden. Heb je de mail niet ontvangen? Bezoek voor de zekerheid jouw spamfolder of vraag hem aan via vragen@fortuna-korfbal.nl.
Leden krijgen een week de tijd om vragen te stellen over deze nieuwe plannen. Deze dienen ze in bij het secretariaat (vragen@fortuna-korfbal.nl), uiterlijk voor donderdag 29 oktober 14.00 uur. Het bestuur publiceert deze vragen vervolgens op de website en zal – indien mogelijk – alvast antwoorden formuleren. Alle vragen zullen tijdens de digitale jaarvergadering worden behandeld.
Tegelijkertijd zal er in de mail van 22 oktober een stemformulier worden toegevoegd, waarbij we toestemming vragen om onze plannen tot uitvoer te brengen. Daarin zijn (minimaal) drie opties: Akkoord, Niet akkoord en ‘Ik wacht de antwoorden af en stem tijdens de jaarvergadering’
Hoewel we willen oproepen zoveel mogelijk voorafgaand aan de ledenvergadering te stemmen, snappen we uiteraard dat sommige stemmen zullen afhangen van het antwoord op de vragen die we tijdens de vergadering zullen geven. Die optie behouden we dus.
Overigens kun je in deze vorm ook op voorhand stemmen, ook als je niet bij de jaarvergadering aanwezig kunt zijn. Voor stemgerechtigde leden die niet aanwezig kunnen zijn is het tevens mogelijk voor de JAV een machtiging af te geven aan een ander stemgerechtigd lid. Stemgerechtigde leden zijn leden die op 1 juli van dit jaar 17 jaar of ouder waren. Aan een machtiging is volgens onze statuten een aantal regels verbonden. Een ondertekende machtiging moet 24 uur voor de vergadering aan de secretaris worden aangeboden. Een gescande machtiging kan dus tot zaterdag, 31 oktober tot 14.00 uur worden gemaild aan secretaris@fortuna-korfbal.nl. Ieder stemgerechtigd lid kan slechts 1 machtiging hebben. Klik HIER voor een machtiging.
Hoe werkt het stemmen?
We hebben een stemformulier ontwikkelt waarbij we ook enkele controlevragen hebben toegevoegd, zodat we met zekerheid onze stemgerechtigde leden hebben, waarmee een stem statutair geldig is.
Heb je vragen tijdens de jaarvergadering?
We doen een vergadering via Google Meet. Jullie ontvangen hierover een persoonlijke uitnodiging. Voor het bijwonen van de vergadering hoeft geen aanvullende software op uw computer geïnstalleerd te worden. In de chat van deze tool kun je tijdens de vergadering jouw vragen stellen. Wij streven ernaar om zoveel mogelijk vragen uit deze chat te beantwoorden.
Wil je je afmelden voor de vergadering? Dat kan; Stuur een e-mail naar secretaris@fortuna-korfbal.nl.
Tot 1 november 14 uur!
Het Bestuur van Fortuna/Delta Logistiek
