Beste (ouders van) leden, oud-leden en vrijwilligers van Fortuna/Delta Logistiek,
We delen allemaal steeds meer informatie over onszelf. Soms bewust, vaak onbewust. Vanaf 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in werking getreden. De AVG regelt de bescherming van uw persoonsgegevens, oftewel uw privacy. Met de komst van de nieuwe regels staat u sterker in het beschermen van uw (online) privacy. De AVG geldt voor de hele Europese Unie. Elke organisatie, dus ook sportvereniging, die met persoonsgegevens werkt, moet hiervoor een aantal zaken regelen.
Zo moeten wij als vereniging in een privacyverklaring (nog) duidelijk(er) maken welke persoonsgegevens we verzamelen, waarvoor we die gebruiken en hoe lang de data wordt bewaard. Ook heeft u desgevraagd inzage in uw opgeslagen gegevens en kunt u ook aangeven dat uw gegevens verwijderd moet worden. Verder moet de vereniging voor het gebruik van uw gegevens in bepaalde omstandigheden kunnen aantonen dat we daarvoor uw toestemming hebben.
Afgelopen maanden is achter de schermen door het bestuur en twee ouders van leden hard gewerkt aan de voorbereidingen om de vereniging klaar te maken voor de AVG. En ook komende maanden zal dit het geval zijn. Er is onder andere in kaart gebracht welke persoonsgegevens we waarvoor registeren. En waarom we dat doen: is er een goede reden voor? En hebben we al die gegevens ook echt nodig, of kunnen we het als vereniging ook met minder informatie doen?
Het gaat dan niet alleen om de ledenadministratie, maar ook het gebruik van beeldmateriaal op de website, Facebook, Twitter etc. Daarna zijn we gaan kijken met wie we deze informatie zoal delen. Voor spelende leden bijvoorbeeld met de KNKV via Sportlink. De administratie gaat weer via Davilex, een ander systeem. Met deze organisaties sluiten we verwerkersovereenkomsten af zodat we goed vastleggen wat zij met de informatie mogen doen.
We zijn nog niet volledig AVG-proof, maar proberen dit uiteraard wel op korte termijn te realiseren. Zo hebben we het privacyreglement gemaakt, deze is onlangs gepubliceerd op onze website. Verder is het inschrijfformulier aangepast en wordt nog een intern privacyreglement opgesteld. Ook voor de commissies is het namelijk belangrijk om te weten hoe zij met persoonsgegevens om moeten gaan.
Eén van de zaken die concreet gaat veranderen is dat we niet meer zomaar de teamopstellingen met naam en toenaam op onze site kunnen plaatsen. Voor komend seizoen zullen we de teamopstellingen bekend maken per app, via de teambegeleiders, aanvoerders en ploegouders.
Tot slot hebben we ook een privacycoördinator aangesteld. Ludo Block, ouder van twee spelende kinderen bij Fortuna/Delta Logistiek, gaat deze rol vervullen. Daar zijn we erg blij mee!
We hopen dat we jullie hiermee meer duidelijkheid heb gegeven over de AVG. Heeft u vragen over de AVG, neem dan een kijkje op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/onderwerpen/avg-nieuwe-europese-privacywetgeving.
Wilt u contact opnemen met de privacycoördinator, dan kan dat via het volgende mailadres: privacy@fortuna-korfbal.nl.
Het bestuur
